Henkilötiedot
Tässä selosteessa kuvataan, miten ja missä tilanteissa henkilötietoja käsitellään sekä sinun oikeutesi rekisteröitynä.
Alla esitetään perusteet henkilötietojen käsittelylle. Sinun henkilötietojesi kohdalla käsittely riippuu siitä, missä roolissa asioit meillä. Voit olla asiakkaamme, asiakkaamme vastapuoli tai vierailija kotisivuillamme. Se, mitä henkilötietojasi käsittelemme, riippuu siten omasta roolistasi ja suhteestamme sinuun.
Henkilötietovastaava
Asianajotoimisto Sjöblom Oy
Ystadinkatu 10 A 2
10600 Tammisaari
info@advokatsjoblom.fi
puh. 019 241 1050
Yhteyshenkilö tietosuojakysymyksissä
Asianajaja Sofia Sjöblom
sofia(a)advokatsjoblom.fi
puh. 045 239 2699
Käyttötarkoitus ja oikeudellinen peruste
Asianajotoimisto Sjöblom Oy käsittele henkilötietoja pääasiassa seuraaviin käyttötarkoituksiin ja seuraavin perustein:
- Esteellisyyden selvittäminen, asiakassuhteen ja toimeksiannon hoito ja rekisteröinti
- Laskutuksen, maksujen ja perinnän hoitaminen.
- Asiakasvarojen käsittely.
- Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen.
- Toimittajasuhteiden hallinta.
Asianajajia koskeva lainsäädäntö sekä Asianajajaliiton säännöt, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemistä koskeva lainsäädäntö, sopimussuhde sekä oikeutettu etu.
Henkilötietojen toimeksiantokohtainen tarve vaihtelee.
Asianajotoimisto Sjöblom Oy on suorittanut edunvertailun sinun etujesi, sinun perusoikeutesi sekä meidän etujemme välillä käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun. Monissa yhteyksissä sinun ja meidän etumme ovat linjassa, tästä huolimatta olemme edunpunninnan perusteella rajoittaneet henkilötietojen käyttöä, säilytysaikoja ja käsittelyä sen mukaan, mikä on välttämätöntä tavoiteisiin nähden.
Käsittelyn kattavat henkilötietokategoriat
Käsittelyn kohteena olevat henkilötietokategoriat vaihtelevat rekisteröidyn mukaan. Henkilötietokategoriat ovat seuraavat:
- Asiakas- ja toimeksiantotiedot
- Perustavanlaatuiset (yhteys)tiedot ml. syntymäaika ja henkilötunnus.
- Maksutiedot
- Tiedot mahdollisista asiakasvaroista
- Suostumukset
- Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemiksi tarvittavat tiedot, jotka on lueteltu rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiksi annetussa laissa.
Asiakasrekisterissä säilytämme seuraavat tiedot:
- Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, kopio henkilöllisyystodistuksesta, asiakkaan vasta- ja myötäpuolia koskevat tiedot.
Toimeksiannon yhteydessä, toimeksiannon mukaan, voimme kerätä myös esimerkiksi seuraavia tietoja: siviilisääty, perhesuhteet, työpaikka, varallisuutta ja velkoja koskevia tietoja, verotiedot, vakuutustiedot, tietoa terveydentilasta.
Asianajotoimisto Sjöblom Oy:n käsittelemät henkilötiedot on rajattu siten, että käsittelemme vain asiassa välttämättömiä henkilötietoja käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen.
Jotta Asianajotoimisto Sjöblom Oy kykenisi hoitamaan tehtävänsä soveltuvan lainsäädännön ja sopimusehtojen mukaisesti se tarvitsee tiettyjä henkilötietoja. Emme voi hoitaa toimeksiantoa ellemme saa esteellisyyden selvittämiseksi, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisemiskesi tai muita välttämättömiä tietoja.
Asianajotoimisto Sjöblom Oy:n hyödyntämät lähteet
Asianajotoimisto Sjöblom Oy kerää henkilötietoja pääsääntöisesti asiakkaalta sekä julkisista rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös muilta tahoilta, kuten Verohallinnolta, pankeilta, viranomaisilta, seurakunnilta, väestötietojärjestelmästä ja yksityisiltä yrityksiltä.
Henkilötietojen vastaanottajakategoriat
Asianajotoimisto Sjöblom Oy käsittelee henkilötietojasi pääasiassa omassa organisaatiossaan ja omiin tarkoituksiinsa.
Asianajotoimisto Sjöblom Oy voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän asianajotavan velvoittamissa rajoissa. Asianajotoimisto Sjöblom Oy:llä on voimassa olevat salassapitosopimukset kaikkien toimijoiden kanssa, joilla on pääsy tietoihin.
Rahanpesun ja terrorismin ehkäisemisestä annetun lain mukaan Asianajotoimisto Sjöblom Oy on velvollinen ilmoittamaan tietoja poliisin rahanpesun selvittelykeskukselle tietyissä tilanteissa.
Säilytysaika
Asianajotoimisto Sjöblom Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on välttämätöntä niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Tämä vaihtelee riippuen henkilötietokategoriasta ja mihin tarkoitukseen ne on kerätty.
Asiakassuhde ja toimeksianto: Asianajotoimisto Sjöblom Oy säilyttää toimeksiantojen yhteydessä saatuja henkilötietoja asianajajaliiton tai muiden sovellettavaksi tulevien ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Esteellisyyden säilyttämiseen liittyviä tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, jotta pystymme selvittämään esteellisyyttä noudatettavaksi tulevan lainsäädännön mukaisesti. Maksuihin, laskuihin ja perintään liittyvät henkilötiedot säilytetään, kunnes maksu on suoritettu ja tämän jälkeen mahdollisten vaatimusten selvittämiseksi sekä kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Rahanpesun ja terrorisin rahoittamisen ehkäisy: Rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä lain säännösten mukaisesti.
Muut säilytysajat: Edellä mainitun lisäksi Asianajotoimisto Sjöblom Oy noudattaa sovellettavaksi tulevaa, säilytysaikoja koskevaa lainsäädäntöä, muun maussa kirjanpitolainsäädäntöä.
Henkilötietojen luovuttaminen ETA:n ulkopuolelle
Asianajotoimisto Sjöblom Oy käsittelee henkilötietojasi vain EU:n ja ETA:n sisällä.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi sekä niiden korjaamista ja poistamista, siltä osin kuin Asianajotoimisto Sjöblom Oy näitä käsittelee. Sinulla on myös oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tämän lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi siirtoa. Oikeuksien ulottuvuus määräytyy tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön perusteella.
Pyyntö tai vaatimus esitetään kirjallisesti edellä mainitulle Asianajotoimisto Sjöblom Oy:n yhteyshenkilölle.
Asianajotoimisto Sjöblom Oy noudattaa asianajajia koskevaa lainsäädäntöä sekä asianajajaliiton ohjeita ja suosituksia, salassapitosäännöksiä sekä rahanpesun ja terrorismin ehkäisemisestä annettua lainsäädäntöä. Käytännössä tämä voi rajoittaa oikeuttasi saada tietää käsitelläänkö henkilötietojasi sekä pääsyäsi niihin.
Suostumukset
Tiettyjen henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi. Tällaisissa tilanteissa sinulla on oikeus peruttaa suostumuksesi.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Asianajotoimisto Sjöblom Oy ei hyödynnä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Oikeus kannella valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus kannella Asianajotoimisto Sjöblom Oy:n henkilötietojen käsittelystä Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi). Mikäli et asu Suomessa sinulla on oikeus kannella käsittelystä sille viranomaisella, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä siinä maassa, jossa asut.